Ako správne pracovať s emailom

Kto dnes nemá email. Jeden? Aspoň päť. Pracujeme s ním dennodenne, 7 dní v týždni a často viac, ako treba. Tomášovi som raz hovoril, ako pracujem s mailom ja. Nikde som sa to nedočítal, vybičovala ma tvrdá prax tých 50-150 mailov na riešenie denne. Všetko teda berte nie všeobecne, ale čisto individuálne. Ako to robím ja? Článok bol písaný ako guest blog pre Tomáša Polakoviča a jeho blog tak.sk. Tak reku, dám to neskôr aj k sebe 🙂

Základ je Thunderbird, resp. iná desktop appka

Drvivá väčšina ľudí má dnes Gmail. Áno, má super funkcie, “šlape jak hodinky”. Väčšina tiež nedá dopustiť na to, ako super funguje. To nikomu neberiem. Prečo však nepoužívam browser prostredie? Pre rýchlosť.

Proste v Thunderbirde ide všetko rýchlejšie, je to prehľadnejšie a pri písaní a triedení mailu ostávam v prostredí Windows a neodchádzam do prehliadača. To prospieva rýchlosti. Áno, je to možno milisekunda, ale práve pre ňu nevyužívam na mail browser.

Pre pobavenie jeden k téme:

Základ č.2 je čistý inbox

Príde mail. Čo s ním? Existuje len 5 možností:

1. Vymažem a zabudnem (newsletter, spam, nepodstatná vec)
2. Otvorím, prečítam, odpíšem, preradím do priečinka, zabudnem
3. Otvorím, prečítam, preradím do priečinka, zabudnem
4. Otvorím, prečítam, nemám čas, odpíšem, aby som získal čas, preradím do priečinka, zabudnem
5. Otvorím, prečítam, nemám čas, odpíšem, kedy sa tomu budem venovať, zapíšem do offline diára, preradím do priečinka, zabudnem

Čo viac k tomu? Snažte sa eliminovať štvrtú možnosť. Stane sa to raz za mesiac, ale stane.

TOP HEADLINE: Majte počas dňa čistý inbox. A aj večer. Proste s mailom sa dá urobiť stále jedna vec z vyššie uvedeného. Nič iné neexistuje. S čistým inboxom máte prehľad, nezabúdate “odpísať” a inbox máte ako TO-DO list na operatívne veci. To čo tam je, proste treba vybaviť, urobiť, vyškrtnúť.

Diár, ktorý nešetrí lesy

Používam offline diár. Klasika. Proste si tam píšem, čo treba robiť a kedy. Všetci sa síce čudujú, no je to pre mňa jednoducho lepšie. Mať pero a “škrtať”. Mať niečo v ruke na stretnutí. Mať si kde vec zapísať. Som zástanca všetkého nového, ale kombo diár a Thunderbird je proste TOP.

Mail ako pripomienka

Nechcem niečo zabudnúť a diár nie je po ruke? Mobil je po ruke vždy. Ak nie, plávam alebo sa sprchujem. Neriešim pripomienky. Napíšem sám sebe mail a je to zaznamenané. Keďže mám čistý inbox, keď prídem domov, prepíšem to do diára a mail vymažem.

“Nehviezdičkujte”

Hviezdičku pri maili vymyslel asi sám satan. “Dám si tam hviezdičku, vybavím to neskôr”. Nevybavíte. Hviezdičku používam na to, aby som mail označil ako “obsahovo zaujímavý”. Teda ak sú v ňom nejaké prihlasovacie údaje, kontakt alebo recept na cestoviny. Ak máte 10 hviezdičiek v inboxe (bežne má človek 20-30), tak je čas zamyslieť sa.

Priečinkujte

Priečinok je kamoš. Je v ňom všetko. Čo priečinok, to téma. Pri triedení si každý mail musí nájsť kamoša. K nikomu sa nehodí a tému budete riešiť aj v budúcnosti? Urobte ďalší priečinok, aby mail našiel kamoša. Nebudete túto tému riešiť, resp. je to nepodstatné? Odpovedzte a mail proste vymažte. Chcete mať mail k dispozícii, ale nehodí sa k nikomu? Šup ho to priečinku “Iné”.

Chce to obrázok

Tomáš chcel nejaký screen shot. Nech sa páči. Tu je. Takto má vyzerať každý večer váš inbox, aby ste mohli pokojne zaspať.

Záverom a zhrnutím …

Mail je základ komunikácie. Je a bude to tak ešte dllllho. Ako ho nezabilo ICQ, nezabil ho ani Skype či Facebook. Mail je nesmrteľný a čím skôr si ho správne osedláte, tým lepšie.